浙江共同家园公益发展中心档案管理办法

第一章 总   则

第一条  为推进浙江共同家园公益发展中心（以下简称“中心”）档案管理工作的规范化、制度化，保障档案的安全保管，特制定本《办法》。

第二章 存档范围

第二条  中心档案包括：

（一）拟任负责人基本情况及身份证明；

（二）本中心章程和内部各种管理制度文本；

（三）本中心工作计划、工作总结和重要活动方案；

（四）本中心各类项目资料，向上级有关部门的申请报告，对外经验交流材料；

（五）本中心的员工（代表）大会、理事会、办公室例会的会议记录、工作纪要和会议决议；

（六）本中心在开展各项活动过程中形成的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业资料（除按本制度外，还必须按照国家统一的会计档案管理办法严格管理）；

（七）本中心所签订的各种合同、协议；

（八）新闻媒体报道中心的文稿；

（九）其他有保存价值的各种资料（办公室视情况而定）。

第三章 档案管理

第三条  本中心办公室负责中心档案管理工作，负责档案的收集、整理和保管。

第四条  本中心的文档资料由各部门负责记录整理，报办公室审阅由主任定稿后再进行存档。

第五条  归档的材料必须用蓝色或黑色钢笔书写，或者用可长期保管的方式打印，文字清晰，对于确实不能使用原件者，应使用复印件归档。

第六条  凡归档的文件资料必须完整、真实，遵循文件的形成规律，进行科学的分类、编目、登记和必需的整理。

第七条  整理的材料须统一规格：

（一）书面材料以A4型纸为统一规格；

（二）除书面材料外应备份电子文档、电子文件；

（三）照片、碟片等影像材料应注明内容、时间、地点及主要参加人员等，与书面材料分开存放。

第八条  对于会计凭证、会计帐簿和重要、珍贵的档案和资料，一般不提供原件查（借）阅。

第九条  任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换等破坏档案完整的行为。

第十条  本中心按照国家规定确定档案保存期限。档案保管期满需要销毁时，由档案保管人员、财务人员、主任共同鉴定，严格审查，编造档案销毁清册，经员工（代表）大会同意后销毁。

第十一条  本中心配备档案柜，对档案实行集中管理，确定专人负责档案保管和文档的传递。

第十二条  档案保管人员离任要编制移交清单，移交人、接收人、监交人要签字盖章。

第四章 附   则

第十三条  本办法经本中心理事会会议审议通过，自通过之日起生效。

第十四条  本办法由中心办公室负责解释。